Tugas-tugas Purchasing


Hi agan and aganwati
mau mulai lagi ah bikin postingan
udah lama banget gak pernah nulis artikel atau share pengalaman

disini mau share pengalaman soal pekerjaan staff purchasing yang udah lumayan lama dilakonin
Job saya adalah Purchasing atau pembelian khusus barang import. 
saya share ini supaya bisa menjadi sedikit gambaran buat adik-adik yang kebetulan mendapatkan kerja posisi ini.
setiap perusahaan berbeda-beda namun pada dasarnya intinya sama
Tugas purchasing adalah menyediakan kebutuhan produksi dan memastikan barang yang akan digunakan produksi sudah siap saat akan digunakan.

singkat aja , begini kenyataanya kerja saya sebagai purchasing:

1. Kami menerima order dari bagian produksi untuk bulan depan contoh 
Guitar acoustic model A 10
Guitar acoustic model B 8
Guitar acoustic model C 12

2.langkah selanjutnya kami tracking material apa saja yg di butuhkan untuk ke 3 model gitar diatas dengan qty tersebut, setelah mendapatkan total material A+B+C=total , masukan stock yang ada di gudang, untuk mengetahui berapa yang kita order maka stock-total= yang perlu diorder(minus) singkat begini hasilnya
banyak sih dan panjang cuma karena ini contoh dikit aja ya..!!

maka yg berwarna merah itu lah yg harus di order, untuk safety stock jika guitar model ini di perkirakan akan rutin akan lebih baik jika kita order +10 % dari total kebutuhan.

3.membuat purchase order(PO)
material yg minus tadi kita buatkan purchase order, sebuah Purchase order harus kumplit dengan Header, tgl buat, no Po, description item yang di order, qty,harga , metode pengiriman, waktu yang kita inginkan kapan material itu harus diterima oleh kita dan hal lainnya yang perlu diketahui oleh Vendor.
berikut ini contoh PO, saya ambil untuk Vendor DE dengan excel file

4.mengirim Po ke supplier lalu Follow up 
· Control semua PO yg terbit
· Memastikan PO diterima oleh supplier
· Melakukan komunikasi/negosiasi dengan supplier melalui email untuk masing-masing Po yang dikirim
· Meminta konfirmasi berupa Proforma atau Sales order
. mengecek kapan material akan digunakan oleh produksi
· Memonitor dan mengkofirmasi tanggal ETD yang diharapkan
· Menginvestigasi dan menetukan apa/bagaimana materi didatangkan benar/rusak/tidak sesuai
. Meminta invoice, packing list setelah barang siap, lalu menentukan metode pengiriman setelah tau ukuran ,berat dll
· Mengikuti progress pengiriman order hingga materi tiba di perusahaan.
 5. Manage supply
Mendata,menginput,mengontrol semua PO (Pemakaian produksi,Sample) yang diterbitkan berdasarkan PI, Buyer, Tanggal pengiriman PO, Tanggal pengiriman material, tanggal masuk material, qty masuk material, dll
 6.Payment
process payment
. input barang masuk
. input harga per item 
. mencocokan total pembelian dengan Invoice yg kita process
. dokument lain2 yang mendukung untuk pengajuan pembayaran
Note# process pembayaran itu dilakukan accounting

Jika kita menerima order untuk 3 bulan kedepan processnya sama saja
1. check total kebutuhan
2. check stock
3. mengorder yang minus
4. follow up PO(untuk detail baca lagi no 4 di atas)
5. menentukan schedule & metode pengirman
7. control barang masuk
6. input & control payment
7. mengontrol dan memastikan nilai pembelian seimbang dengan nilai pengeluaran
maka mau tidak mau kita harus check juga hasil produksi apa kurang apa tekor
jika terjadi tekor ada kemungkinan barang afkir atau hilang semua harus ada alasan 

demikian dulu untuk sharenya 

semoga bermanfaat dan bisa sedikit jadi gambaran jika adik agan atau aganwati akan bekerja pada posisi ini.


Comments